Khi áp lực công việc buộc cán bộ phải thay đổi
Những ngày đầu vận hành mô hình chính quyền địa phương hai cấp cũng là thời điểm khối lượng công việc tại cơ sở tăng lên rõ rệt. Văn bản nhiều hơn, yêu cầu xử lý nhanh hơn, trong khi cách làm cũ dần bộc lộ hạn chế.
Không khó để bắt gặp tình trạng tài liệu nằm rải rác trong máy tính cá nhân, USB hay các nhóm trao đổi trực tuyến. Mỗi lần cần tìm hồ sơ hoặc phối hợp xử lý công việc lại mất thêm thời gian dò tìm, gửi lại tài liệu, thậm chí phát sinh nguy cơ thất lạc dữ liệu.
Từ thực tế đó, UBND phường Giảng Võ xác định chuyển đổi số không thể dừng ở khẩu hiệu hay các phần mềm hình thức, mà phải bắt đầu từ thay đổi cách làm việc của từng cán bộ.
Phát biểu tại lễ khai mạc khóa đào tạo sử dụng AI ngày 14/5, Tiến sĩ Cồ Như Dũng, Chủ tịch UBND phường Giảng Võ cho rằng, trong bối cảnh mới, cán bộ cơ sở không chỉ cần trách nhiệm mà còn phải có công cụ hỗ trợ đủ mạnh để nâng cao hiệu quả công việc.
“Mỗi cán bộ cần có thêm một trợ lý thông minh để giảm áp lực xử lý công việc hằng ngày, dành nhiều thời gian hơn cho người dân”, ông Dũng nhấn mạnh.
Không học lý thuyết chung chung
Khác với nhiều lớp tập huấn thiên về giới thiệu công nghệ, khóa đào tạo tại Giảng Võ được tổ chức theo hướng thực hành trực tiếp. Phường phối hợp với FermatTech xây dựng chương trình đào tạo chuyên sâu cho từng nhóm cán bộ. Mỗi phòng ban, trường học đều được cấp không gian dữ liệu dùng chung riêng để vận hành thực tế ngay trong quá trình học.
Thay vì dùng thử các nền tảng miễn phí, các đơn vị được cấp tài khoản AI bản quyền nhằm phục vụ trực tiếp công việc chuyên môn. Lịch học cũng được chia theo từng nhóm nhỏ để không ảnh hưởng hoạt động hành chính tại cơ quan.
Điểm đáng chú ý là hầu hết nội dung đều bám sát công việc thường ngày của cán bộ cơ sở: quản lý văn bản, lưu trữ dữ liệu, tìm kiếm hồ sơ, tổng hợp thông tin, soạn thảo báo cáo hay xử lý tình huống phát sinh.
Từ “ngại công nghệ” đến chủ động sử dụng AI
Trong buổi học đầu tiên, nhiều cán bộ lần đầu tiếp cận các công cụ AI như Gemini hay NotebookLM. Tuy nhiên, chỉ sau thời gian ngắn thao tác thực tế, không khí lớp học trở nên sôi nổi hơn khi học viên bắt đầu nhìn thấy hiệu quả rõ ràng.
Các công cụ AI có thể hỗ trợ tóm tắt văn bản dài, gợi ý nội dung báo cáo, xây dựng dự thảo kế hoạch hoặc tổng hợp thông tin phục vụ tham mưu. Những công việc vốn mất hàng giờ xử lý thủ công nay được rút ngắn đáng kể.
Song song với đó, hệ thống dữ liệu dùng chung cũng giúp thay đổi thói quen lưu trữ cá nhân trước đây. Hồ sơ, tài liệu được sắp xếp tập trung, giúp cán bộ dễ dàng tra cứu và chia sẻ giữa các bộ phận.
Bà Lê Thị Hường, Phó Trưởng phòng Kinh tế, Hạ tầng và Đô thị đánh giá việc kết hợp AI với hệ thống dữ liệu dùng chung giúp công tác quản lý thuận lợi hơn, đặc biệt trong xử lý các nội dung chuyên môn cần phối hợp nhiều bộ phận.
Trong khi đó, chuyên viên Nguyễn Thị Phượng cho biết công nghệ mới hỗ trợ đáng kể cho công tác tham mưu, nhất là trong việc tổng hợp và xử lý thông tin nhanh.
Xây dựng văn hóa số từ cấp cơ sở
Điều mà lãnh đạo phường Giảng Võ hướng tới không chỉ là việc cán bộ biết sử dụng AI, mà là hình thành tư duy làm việc trên môi trường số. Theo thống kê sau khóa học, 100% học viên đều cho biết sẵn sàng chuyển đổi việc lưu trữ dữ liệu từ cá nhân sang hệ thống dùng chung của cơ quan.
Đây được xem là bước chuyển quan trọng trong quá trình xây dựng văn hóa số tại cơ sở, nơi mỗi cán bộ không còn làm việc đơn lẻ mà kết nối trên cùng một hệ thống dữ liệu thống nhất. Lãnh đạo phường kỳ vọng việc ứng dụng AI sẽ giúp mỗi cán bộ tiết kiệm từ 2 đến 3 giờ làm việc mỗi ngày, qua đó nâng cao hiệu quả phục vụ người dân và doanh nghiệp.
